7 Kriterien, die Ihnen bei der Auswahl der besten Pflegemanagement-Software helfen

Wenn Sie sich nach einer Software für das Pflegemanagement umsehen, fühlen Sie sich vielleicht ein wenig überfordert.

Es gibt viele Software-Optionen mit unterschiedlichen Funktionen und Service-Levels. Wie wählen Sie also aus, welche für Ihre Praxis am besten geeignet ist?

Die beste Idee ist, eine Reihe von Entscheidungskriterien zu entwickeln, anhand derer Sie potenzielle Optionen bewerten können. In diesem Artikel führen wir Sie durch die Schritte zur Entwicklung dieser Kriterien.

Als Anbieter von Pflegemanagement-Software haben wir mit Hunderten von Gesundheitsdienstleistern im ganzen Land zusammengearbeitet und dabei viele Best Practices für die Bewertung von Pflegemanagement-Software gelernt.

Zu unseren Kunden gehören große und kleine Anbieter, von ausgedehnten ACOs bis hin zu kleinen, ländlichen Kliniken.

Obwohl die Entscheidungskriterien von Praxis zu Praxis unterschiedlich sein können, werden wir einige der häufigsten Kriterien diskutieren, die Praxen bei der Auswahl von Pflegemanagement-Software berücksichtigen.

Bevor Sie Ihre Kriterien entwickeln, gibt es einige Schritte, die Sie zuerst in Angriff nehmen müssen, um sicherzustellen, dass Sie die richtige Software für sich auswählen und den Erfolg Ihres Programms gewährleisten können.

Schritt 1: Legen Sie Ziele für Ihr Programm fest
Bevor Sie diese Kriterien entwickeln können, müssen Sie zunächst die Ziele für Ihr Pflegemanagementprogramm festlegen.

Alle Entscheidungen, die Sie in Bezug auf Ihre Pflegekoordinations- und Wellness-Programme treffen, sollten letztlich diesen Zielen dienen.

Vielleicht ist es Ihr Ziel, die Qualität der Pflege für Ihre Risikopatienten zu verbessern. In diesem Fall sollten Sie einer Software den Vorzug geben, die über umfangreiche Funktionen zur Einbindung und Behandlung von Patienten verfügt.

Andererseits möchten Sie sich vielleicht auf die Effizienz konzentrieren. Der Betrieb von Care-Management-Programmen kann Ihrer Praxis wertvolle Einnahmequellen verschaffen, kann aber auch einen immensen Arbeitsaufwand erfordern.

Eine hochwertige Pflegemanagement-Softwarelösung kann den Zeitaufwand für die Durchführung solcher Programme erheblich reduzieren. Wenn Ihr Ziel die Effizienz ist, sollten Sie eine Software wählen, die einen nahtlosen Workflow mit einer intuitiven Benutzeroberfläche bietet.

Was sind also die Ziele Ihres Pflegemanagement-Programms? Finden Sie diese zuerst heraus, und Sie können dann zum nächsten Schritt übergehen.

Schritt 2: Überprüfen Sie die Tools und Funktionen der Software
Jetzt, wo Sie Ihre Ziele kennen, sollten Sie die Software mit den Tools und Funktionen identifizieren, die zur Erreichung dieser Ziele am besten geeignet sind.

Eine Möglichkeit, dies zu tun, ist, die Website der Software, an der Sie interessiert sind, zu durchsuchen, um zu sehen, ob die Software Ihren Anforderungen entspricht. Die Website sollte gründliche Informationen über die Fähigkeiten der Software enthalten.

Dabei ist es wichtig zu beachten, dass Sie zwar nach Funktionen suchen, die Ihren Zielen dienen, die Mitarbeiter in Ihrer Praxis aber möglicherweise unterschiedliche Ansichten darüber haben, welche Funktionen am wichtigsten sind.

Was beispielsweise für das Verwaltungspersonal wichtig ist, kann sich von dem unterscheiden, was für das Pflegepersonal wichtig ist, und was für die Ärzte wichtig ist. Suchen Sie nach einer Softwarelösung, die über Werkzeuge und Funktionen verfügt, die die meisten, wenn nicht sogar alle Mitarbeiter Ihrer Praxis ansprechen.

Schritt 3: Testen Sie eine Demo der Software
Nun, da Sie Ihre Ziele kennen und verschiedene Softwarelösungen untersucht und deren Funktionen identifiziert haben, ist es an der Zeit, die Software auszuprobieren.

Die Software in Aktion zu sehen, kann ein guter Test sein, um zu sehen, ob die Lösung für Ihre Praxis geeignet ist.

Wir empfehlen, dass alle Mitglieder des Pflegeteams bei der Demo anwesend sind, insbesondere die Mitarbeiter, die die meiste Zeit mit der Software arbeiten werden. Es kann auch hilfreich sein, Ihre Rechnungssteller einzuladen, die Ihre Medicare-Anträge einreichen werden (falls zutreffend).

Während der Demo haben Sie die Möglichkeit, alle Fragen zu stellen, die Sie oder Ihre Mitarbeiter möglicherweise haben.

Wie Sie Ihre Software-Optionen evaluieren
Nachdem Sie die obigen drei Schritte für jede Pflegemanagement-Software, an der Sie interessiert sind, durchgeführt haben, ist es nun an der Zeit, Ihre Optionen zu bewerten.

Auch wenn keine zwei Anbieter die gleichen Kriterien haben, werden wir die häufigsten und wichtigsten Kriterien untersuchen, die Anbieter bei der Evaluierung von Pflegemanagement-Software verwenden.

Kriterium 1: Preisgestaltung
Die Preise für Pflegemanagement-Software können stark variieren, abhängig von der Anzahl der Programme und Patienten, die Sie verwalten wollen, sowie von den in der Software enthaltenen Funktionen.

Sie finden Software zu Preisen von nur 0,99 $ bis hin zu 8 $ pro Patient und Monat. Full-Service-Lösungen können bis zu 20 bis 30 $ pro Patient und Monat kosten.

Letztendlich gilt das alte Sprichwort „Sie bekommen, wofür Sie bezahlen“.

Möglicherweise finden Sie kostengünstige Softwarelösungen, die mehr manuelle Arbeit erfordern und wenig bis gar keine Automatisierung bieten, so dass mehr Zeit für das Personal erforderlich ist. Kostengünstige Software verfügt möglicherweise nicht über umfangreiche Funktionen für das Berichtswesen, klinische Inhalte und Audits und wird mit schlechtem technischen Support geliefert.

Premium-Software für das Pflegemanagement verfügt über eine umfangreiche Liste von Funktionen und Merkmalen. Obwohl Premiumprodukte Ihre Praxis etwas mehr kosten, führen die Vorteile dieser Softwarelösungen in der Regel zu einer wesentlich höheren Investitionsrendite als kostengünstigere Optionen.

Suchen Sie nach Softwareanbietern, die eine transparente Preisgestaltung bieten, einschließlich Tools wie Preiskalkulatoren, die Ihnen die potenziellen Kosten und/oder die Investitionsrendite aufzeigen.

Kriterium 2: Berichtswesen
Achten Sie auf umfangreiche Berichtsfunktionen, wie z. B. die Möglichkeit, umfassende und exportierbare Berichte zu folgenden Punkten zu erstellen:

Zeitprotokolle
Anmeldeinformationen
Leistungsansprüche und Abrechnungsinformationen
Zusammenfassungen von Pflegeplänen
Zusammenfassungen von Anrufprotokollen
Care Manager-Aktivität
Sie sollten einfach in der Lage sein, alle klinischen Daten, Zusammenfassungen und Aktivitäten in PDF- oder CSV-Formaten zu sehen.

Das Berichtswesen ermöglicht es Anbietern, die Effektivität der von ihnen verwalteten Programme zu messen und die Daten zu nutzen, um zu lernen, sich anzupassen und ihre Programme zu verbessern.

Das Reporting kann auch im Falle eines Audits durch CMS von Vorteil sein.

Wenn Sie die korrekten Abrechnungsanforderungen für jedes Programm kennen, einen kohärenten Arbeitsablauf entwickeln und eine Software verwenden, mit der sich die erforderlichen Berichte und Dokumentationen leicht erstellen lassen, ersparen Sie sich eine Menge Ärger, der normalerweise mit einem Audit einhergeht.

Umfassendes Reporting kann auch die Qualitätsscores für MIPS und MACRA durch die messbare Qualitätsverbesserung der Patientenversorgung verbessern.

Dabei handelt es sich um Qualitätsmaßnahmen, die die Centers for Medicare and Medicaid Services (CMS) verwenden, um Praxen in Form von höheren Erstattungen auf der Grundlage der von ihnen erbrachten Versorgungsqualität zu belohnen.

Kriterium 3: Compliance und Sicherheit
Ihre Pflegemanagement-Software sollte HIPAA-konform sein. Es gibt bestimmte rechtliche und regulatorische Anforderungen, die durch den HIPAA definiert sind und die Sie sicherstellen wollen, dass die Software diese erfüllt. Fragen Sie nach der HIPAA-Zertifizierung.

Gibt es einen Notfallplan? Einen Plan zur Datensicherung oder Datenwiederherstellung? Einige Softwarelösungen arbeiten zum Beispiel mit Drittanbietern zusammen, um ihre Daten zu sichern.

Wenn es sich dabei um eine Plattform handelt, über die Sie auf Patientendaten zugreifen und diese exportieren, müssen Sie sicherstellen, dass die Sicherheit der Softwarelösung, die Sie anbieten, nicht beeinträchtigt wird oder jemals gefährdet ist. Wenn Informationen kompromittiert werden, können Sie sich rechtlichen Konsequenzen aussetzen.

Achten Sie außerdem auf Sicherheitsrichtlinien innerhalb des Anbieters oder durch Dritte, um Informationen zu verwalten, Aktivitäten zu überwachen und Authentifizierungsprozesse zu gewährleisten, damit Ihre geschützten Gesundheitsdaten sicher sind.

Kriterium 4: Benutzerfreundlichkeit
Die meisten Anbieter von Pflegemanagement-Software behaupten, dass ihre Lösung einfach zu bedienen ist. Wie können Sie also wissen, ob das tatsächlich stimmt?

Wir haben bereits erwähnt, dass Sie eine Live-Demo der Software ausprobieren sollten. Achten Sie während der Demo auf das allgemeine Layout der Benutzeroberfläche, das Erscheinungsbild der Navigation und die Funktionen, die sich an alle Benutzer vom Verwaltungspersonal bis zum Arzt richten.

Einige Softwarelösungen bieten auch umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten. Während die Anpassungsmöglichkeiten normalerweise als positives Attribut angesehen werden, sollten Sie darauf achten, dass die Software nicht zu komplex wird.

Der Zweck einer intuitiven Pflegemanagement-Software ist es, die Effizienz zu verbessern und die Verwaltung dieser Programme einfacher zu machen, nicht schwieriger. Intuitive Software erfüllt in der Regel auch die Anforderungen der größten Anbieter, ohne dass Anpassungen erforderlich sind.

Kriterium 5: Klinischer Inhalt
CMS verlangt für die meisten Care-Management-Programme Pflegepläne.

Ein umfassender Versorgungsplan für alle Gesundheitsprobleme beinhaltet typischerweise, aber nicht ausschließlich, die folgenden Elemente

Problemliste
Erwartete Ergebnisse und Prognosen
Messbare Behandlungsziele
Symptom-Management
Geplante Interventionen und Identifizierung der Personen, die für jede Intervention verantwortlich sind
Verwaltung der Medikation
Angeordnete gemeinschaftliche/soziale Dienste
Zeitplan für die periodische Überprüfung und ggf. Überarbeitung des Pflegeplans
Wie bereits erwähnt, müssen Sie bei kostengünstigeren Lösungen die meisten Patienteninformationen immer noch manuell eingeben. Bei Pflegeplänen bieten hochwertige Softwarelösungen einfache Vorlagen, die Pflegemanager leicht selbst ausfüllen können.

Die beste Pflegemanagement-Software verwendet einen geführten Interview-Ansatz für Pflegepläne.

Dieser Ansatz führt den Pflegedienstleiter Schritt für Schritt durch den gesamten Pflegeplan. Die Software verfügt über integrierte klinische Inhalte und Fragen, die dem Pflegedienstleiter einen Großteil der Arbeit abnehmen.

Kriterium 6: EHR-Integrationsfähigkeit
Die beste Pflegemanagement-Softwarelösung sollte mit jeder zertifizierten elektronischen Patientenakte verwendet werden können.

Das kann entweder durch eine direkte Integration mit Ihrer EHR oder als Zusatzlösung zu Ihrer EHR sein, die einen nahtlosen Austausch von Daten über Plattformen hinweg für Elemente wie Pflegemanagementberichte und Zusammenfassungen ermöglicht.

Dies ist nützlich, weil viele Anbieter nicht auf die Informationen eines Patienten in der Software selbst zugreifen werden. Stattdessen werden sie sich auf Berichte und Zusammenfassungen verlassen, um Patientendaten und Pflegeinformationen zu sehen.

Einige EHRs erlauben die direkte Integration von Pflegemanagement-Lösungen. Der Grund dafür ist, dass EHRs im Allgemeinen das Pflegemanagement nicht sehr gut unterstützen. Die direkte Integration mit EHRs ermöglicht einen nahtlosen, sofortigen Austausch von Daten, ohne dass diese herunter- oder hochgeladen werden müssen, wodurch die Zeit, die in der EHR verbracht wird, begrenzt wird.

Einige EHRs bieten zwar eine eigene Softwarelösung für das Pflegemanagement an, aber sie sind in ihrer Funktionalität und ihren Funktionen eingeschränkt, was zu einem höheren Zeitaufwand für das Personal, weniger Audit-Funktionen (man öffnet sich für Audits) und einer schlechteren Koordination der Pflege (weniger patientenzentrierte Pflege) führt.

Diese Funktion verbessert die Effizienz und gewährleistet die Genauigkeit der Daten zwischen Ihrer EHR und der Pflegemanagement-Software.

Kriterium 7: Support und Schulung
Wenn Sie eine Pflegemanagement-Softwarelösung kaufen, sollten Sie dies als Eingehen einer Beziehung mit dem Anbieter betrachten.

Eine Beziehung gedeiht, wenn Ihr Partner Sie unterstützt, und Sie sollten beim Kauf einer Pflegemanagement-Software auf ein starkes Supportsystem achten.

Sie werden wissen wollen, ob der Anbieter mit Ihnen zusammenarbeiten wird, um Ihr Team an Bord zu bringen. Einige Fragen, die Sie stellen sollten, sind:

Wird der Anbieter Schulungen anbieten?
Ist das ein zusätzlicher Kostenfaktor oder inbegriffen?
Bietet die Software nach der Einarbeitung einen kontinuierlichen technischen Support?
Verfügt der Anbieter über eine Bibliothek mit Schulungsinhalten und hilfreichen Artikeln?
Die beste Pflegeverwaltungssoftware umfasst die Einarbeitung und Schulung Ihrer Mitarbeiter, technischen Live-Support per Telefon, E-Mail und Instant Messaging sowie eine große Bibliothek mit Schulungsinhalten und Ressourcen.

Die Entscheidung für eine Pflegemanagement-Softwarelösung
Sie können die oben genannten Kriterien und Ihre eigenen zusätzlichen Kriterien verwenden, um jede der von Ihnen geprüften Softwareoptionen zu bewerten.

Manche Praxen ziehen es vor, ein Ranking-System für die Bewertung zu verwenden. Sie können zum Beispiel jede Software nach jedem der sieben oben aufgeführten Kriterien von 1 bis 5 einstufen.

Haben Sie weitere Fragen oder möchten einen ersten Termin zum Kennenlernen vereinbaren? Dann melden Sie sich beim Pflegedienst Köln!